I – Introduction

Les modalités de fonctionnement de Bienvenue Québec visent comme objectif de créer et de maintenir un cadre où les délégués peuvent conclure un nombre optimal de rendez-vous de manière équitable et efficiente.

• Les règles, leur application et les sanctions permettent de s’assurer que :
  • Sur un marché extrêmement compétitif où il se transige plusieurs millions de dollars, chaque compagnie est traitée équitablement et qu’aucune ne souffre de non-respect des règles.
  • Seuls ceux qui sont inscrits à Bienvenue Québec sont autorisés à être présents dans les différentes activités au programme.
• Les règles régissent l’ensemble des activités qui se déroulent lors de Bienvenue Québec. Il importe que tous les participants lisent et comprennent les modalités ainsi que les politiques et règlements contenus sur cette page et s’engagent à les respecter.
• À défaut de respecter les politiques et règlements, l’acheteur se verra remettre un avertissement de non-respect. Dans l’éventualité où le non-respect est grave, la Fédération des transporteurs par autobus peut révoquer sans préavis l’inscription de l’année en cours. Nonobstant ce qui précède, l’accumulation d’avertissements indiquera à la Fédération des transporteurs par autobus le manque d’intérêt de l’acheteur et par conséquent, ce dernier pourrait se voir refuser une éventuelle participation à l’événement.
• Les employés de Bienvenue Québec ont pour mandat d’appliquer intégralement les règles apparaissant dans ce présent document.
• Les employés de Bienvenue Québec ont la formation adéquate et détiennent les pouvoirs nécessaires à cet effet. Ils sont capables de réagir aux plaintes de façon professionnelle et d’interpréter les règles correctement.

 

II – Fonctionnement de Bienvenue Québec

La Fédération des transporteurs par autobus est responsable de la gestion de Bienvenue Québec et détermine les politiques qui le régissent.

Toutes les activités incluses à la programmation se déroulent au Centre des congrès de Québec ainsi que dans les lieux de la ville de Québec choisis par l’organisateur.

III – Marque de commerce « Bienvenue Québec »

Bienvenue Québec est une marque officielle, protégée par le droit d’auteur. L’utilisation de la marque de commerce déposée, dont le titulaire est la Fédération des transporteurs par autobus est réservée à la promotion de l’événement par ses organisateurs, et elle ne doit pas être imprimée, utilisée ou exposée sans la permission écrite expresse de la Fédération.

IV – Critères de sélection des participants et restrictions

 

Délégué avec rendez-vous

a) L’acheteur devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l’Alliance de l’industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur doit développer et vendre des forfaits au Québec, incluant au minimum de l’hébergement, du transport et des activités.

c) L’acheteur doit avoir exploité au moins un départ de voyages de groupes ou au moins 50 jours de voyages de groupes, et ce, au Québec, durant la période de 12 mois qui précède la date de demande d’inscription de la compagnie, à moins que l’acheteur en soit à sa première participation à Bienvenue Québec.

d) Dans le cas où l’acheteur démarche la destination québécoise pour une première fois, il devra montrer une évolution significative dans les deux ans qui succèdent sa première participation à Bienvenue Québec.

e) L’acheteur présent à l’événement doit détenir une couverture d’assurance de responsabilité civile publique tout risque, d’assurance responsabilité professionnelle et d’assurance erreurs et omissions auprès d’une compagnie d’assurance de bonne réputation.

f) L’acheteur présent à l’événement doit se conformer à toutes les lois, à toutes les règles et à tous les règlements applicables, et doit être dûment qualifié et autorisé à faire des affaires dans chaque juridiction qui exige de telles qualifications ou autorisations.

g) L’acheteur doit déléguer un représentant décisionnel parlant anglais.

h) L’acheteur doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des vendeurs durant la Bourse.

i) L’acheteur doit détenir tous les permis d’exploitation appropriés.

Nouvel acheteur avec rendez-vous

Tous les mêmes critères que «Délégué avec rendez-vous»

Accompagnateur

a) Seules les inscriptions «Délégué avec rendez-vous» et «Nouveau vendeur avec rendez-vous» peuvent avoir un accompagnateur.

b) Un seul accompagnateur par inscription est accepté.

c) Cet accompagnateur doit travailler pour la compagnie inscrite à l’événement. Il ne doit pas provenir d’une autre compagnie.

d) L’accompagnateur doit disposer de sa propre adresse courriel d’entreprise.

Soirées seulement

a) L’acheteur aux soirées seulement devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l’Alliance de l’industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur aux soirées seulement doit avoir des antécédents de participation aux activités d’élaboration, de préparation, de promotion, de vente et d’exploitation de voyages pendant au moins les deux dernières années.

V – Politique de publication des compagnies

a) Les acheteurs avec rendez-vous doivent soumettre un « profil d’entreprise », qui dresse la liste des produits et/ou des services qu’ils recherchent. Les profils d’entreprises seront publiés pour les demandes de rendez-vous.

b) Un répertoire, regroupant les coordonnées des vendeurs et acheteurs, sera disponible à la fin octobre pour tous les délégués inscrits avec rendez-vous.

VI – Rendez-vous

a) Pour chaque acheteur avec rendez-vous, l’inscription donne droit à un seul ensemble de rendez-vous ainsi qu’à un kiosque sur le parquet de la Bourse. Dans l’éventualité où la compagnie désire inscrire plus d’un délégué avec rendez-vous, elle devra compléter un autre formulaire d’inscription.

b) Chaque acheteur avec rendez-vous doit sélectionner des demandes de rendez-vous via la plateforme Web de l’événement. L’acheteur peut choisir le niveau de priorité pour chaque demande (VIP = Priorité 1, Haute = Priorité 2, Normale = Priorité 3).  Les demandes seront traitées en ordre de priorité.

c) Le jumelage des rendez-vous se fait selon les priorités suivantes:

1. Les acheteurs et vendeurs qui se demandent réciproquement en rendez-vous constituent des appariements parfaits qui sont automatiquement accordés;
2. La seconde priorité est accordée aux rendez-vous demandés par les acheteurs*;
3. La troisième priorité va aux rendez-vous demandés par les vendeurs*.
   * Il est possible que de telles demandes ne soient pas accordées lorsque les compagnies n’ont aucune période libre commune. Ce genre de situation risque surtout de se produire dans le cas des compagnies qui se sont inscrites peu avant, ou encore après la date limite, étant donné que les demandes de rendez-vous sont traitées en ordre croissant de réception de leur inscription.

d) Bienvenue Québec prévoit 5 sessions de rendez-vous. Le nombre de sessions de rendez-vous varie selon les disponibilités choisies par le délégué.

e) Chaque rendez-vous dure 10 minutes. Il est de la responsabilité de chaque délégué de respecter le temps de rendez-vous. Un timbre sonore indique le début de chaque rendez-vous. Le rendez-vous est suivi d’une période d’une minute pour permettre de terminer une conversation et de se rendre au rendez-vous suivant.

f) Seuls les acheteurs ayant payé les frais d’inscription auront accès à la plateforme de demandes de rendez-vous et seront affichés auprès des vendeurs.

g) L’acheteur s’engage à respecter son horaire de rendez-vous. Si un acheteur devait être empêché, pour une raison ou une autre, d’assister au rendez-vous prévu à l’horaire, il est prié d’aviser le vendeur avec lequel il avait rendez-vous via la plateforme Web.

h) Si un délégué ne respecte pas son rendez-vous avec vous, il est recommandé de le signaler, via votre horaire de rendez-vous, en cliquant sur l’icône «N’a pas eu lieu». Cette action permet à Bienvenue Québec de maintenir la qualité des rendez-vous.

VII – Matériel autorisé à remettre sur place

Seule l’information contenue sur une page de format lettre peut être remise à l’acheteur lors des rendez-vous.

VIII – Insignes d’identité (Accréditations)

a) Les individus sont inscrits à l’avance et accrédités à l’événement comme délégués de la compagnie dont la participation à Bienvenue Québec a été approuvée.

b) Tous les délégués doivent porter à tout moment leur accréditation de Bienvenue Québec, qu’ils ne doivent transférer en aucun cas. II est interdit de cacher son accréditation avec une carte d’affaires, une épinglette ou un autocollant, de la modifier pour un nom de délégué non inscrit ou de la changer de quelque façon. L’accréditation ne doit porter que le nom de Ia personne et de la compagnie accréditée.

c) Seules les personnes portant une accréditation sont admises aux activités et aux installations de Bienvenue Québec.

d) Un délégué inscrit peut être remplacé de façon permanente lorsqu’il se présente au comptoir d’accueil de Bienvenue Québec. Aucun changement temporaire ne peut être effectué.

e) Les accréditations perdues ne peuvent être remplacées que sur dépôt d’une déclaration écrite et signée auprès de Bienvenue Québec. Si l’accréditation perdue devait refaire surface, elle doit être remise à la Fédération des transporteurs par autobus à qui elle appartient. En cas d’oubli, il faut récupérer l’accréditation oubliée pour avoir accès à Bienvenue Québec.

f) À partir du 19 octobre 2024, toute réimpression d’accréditation ou tout changement de nom entraînent des frais supplémentaires de $25 CAD.

IX – Activité en parallèle

Il est interdit d’accueillir des délégués ou de leur offrir d’autres activités, notamment par des étalages en dehors des locaux, aux mêmes heures que les activités officielles de Bienvenue Québec.

X – Programme d’intégration d’un nouvel employé

On observe une augmentation de l’utilisation de programmes structurés d’intégration visant à faciliter l’adaptation de l’employé à son nouvel environnement de travail. En somme, il semble bien que la qualité de l’intégration influence directement la rétention des recrues.

Bienvenue Québec a mis en place un programme d’intégration d’un nouvel employé en formation. Nous savons qu’il est important de transmettre aux nouveaux employés un maximum de renseignements en plongeant celui-ci directement au coeur de l’action. Le programme d’intégration permet au nouvel employé de suivre le délégué principal inscrit à l’événement dans toutes ses fonctions et par le fait même, de se familiariser avec les rouages d’une bourse touristique.

L’employé pourra bénéficier de ce statut d’inscription qu’une seule fois. Il a accès également à l’activité des nouveaux délégués et au programme de formation continu ($) . Ce délégué bénéficiera de 15% de rabais sur le coût de l’accompagnateur (plus taxes applicables).

Pour inscription, veuillez en faire la demande par courriel à bq@federationautobus.com.

XI – Statut d’observateur pour un membre de la direction

Ce statut d’inscription permet à un chef d’entreprise ou au membre de la direction d’accompagner le délégué inscrit à certaines fonctions de l’événement pour une (1) journée (Inclus: 1 lunch, la soirée du 28 octobre et l’accès au salon des délégués) pour un coût de $350 CAD (plus taxes applicables).

Le parquet de la Bourse ne sera pas accessible pour ce type d’inscription. La demande doit être approuvée préalablement par Bienvenue Québec. Le membre de la direction pourra bénéficier de ce statut d’inscription qu’une seule fois. Si le membre de la direction s’inscrit à l’événement pour les années subséquentes, le tarif vendeur s’appliquera selon le type d’inscription choisi.

Toute demande doit être acheminée à bq@federationautobus.com.