Critères de sélection des participants et restrictions
Pour tous les détails, consultez «Politiques et règlements».
Modalités de paiement
La Fédération des transporteurs par autobus (« FTA ») doit recevoir, au plus tard le 28 août 2025, le paiement des frais d’inscription à Bienvenue Québec (« BQ »). Dans l’éventualité où vos frais d’inscription demeurent impayés après cette date, la FTA procédera à l’annulation complète de votre inscription à l’événement sans autre préavis.
Toute inscription effectuée, après le 28 août 2025, doit être accompagnée du paiement des frais d’inscription.
Transfert d’inscription
Aucun transfert d’inscription n’est accepté.
Politique d’annulation générale
Un avis d’annulation écrit doit être envoyé à Nathalie Fournier, agente de bureau (nfournier@federationautobus.com).
S’il est reçu au plus tard le 29 août 2025, il donne lieu à un remboursement de 50 % des frais d’inscription. Les frais d’administration ne sont pas remboursables.
S’il est reçu entre le 30 août et le 12 septembre 2025 inclusivement, il donne lieu à un remboursement de 25 % des frais d’inscription. Les frais d’administration ne sont pas remboursables.
Aucun remboursement ne sera accordé pour un avis d’annulation reçu après le 12 septembre 2025.
La même règle s’applique pour les accompagnateurs et les absences sur place.
Annulation définitive
L’annulation de la participation d’une organisation est définitive, quelle que soit la raison invoquée. Dès la réception du courriel d’annulation, toutes les données relatives à la participation de l’organisation sont supprimées de la plateforme événementielle. Si l’organisation souhaite se réinscrire à l’événement après l’annulation, elle devra compléter à nouveau l’intégralité du processus d’inscription. Aucun crédit résultant de l’annulation ne pourra être appliqué à la nouvelle inscription. L’acceptation de cette réinscription dépend de la disponibilité des places.
Politique d’annulation en cas de décès ou maladie grave
En cas de décès ou maladie grave du participant ou d’un membre de la famille proche (père, mère, conjoint(e), enfant), un remboursement de 20% des frais d’inscription sera effectué sur la réception d’une preuve écrite, tel qu’un avis de décès ou un certificat médical. Aucun autre document ne sera accepté à titre de preuve écrite. Les frais d’administration ne sont pas remboursables.
Politique d’annulation en cas de force majeure
Aucun remboursement partiel ou total ne sera accordé à un ou plusieurs participants en cas de force majeure à moins que le cas de force majeure empêche totalement la tenue de l’événement.
Un cas de force majeure comprend, notamment, mais non limitativement, tout cas fortuit, grève, arrêt partiel ou complet de travail, lock-out, incendie, émeute, intervention par les autorités civiles ou militaires, acquiescement aux règlements ou aux ordonnances de toute autorité gouvernementale[1] (ex : fermeture forcée d’établissements, arrêt forcé d’activités, etc.), fait de guerre (déclarée ou non), acte de terrorisme, séisme, catastrophe naturelle, épidémie, pandémie autre que celle liée à la COVID-19 et à ses variants.
De ce fait, veuillez noter qu’une infection à la COVID-19 et à ses variants ne constitue pas un cas de force majeure pour les fins des présentes et ne donnera droit à aucun remboursement.
[1] Incluant notamment la Santé publique
Tenue de l’événement en mode 100% virtuel
Les règles de santé publique peuvent changer de manière imprévisible, irrésistible, et ce, hors du contrôle de l’organisateur de l’événement.
Considérant ce fait, si l’événement ne peut avoir lieu en présentiel en raison d’une ordonnance de la Santé publique ou d’une situation épidémiologique précaire, l’événement se tiendra en virtuel. Donc, les inscriptions avec rendez-vous seront transférées automatiquement en virtuel.
Autrement, la POLITIQUE D’ANNULATION GÉNÉRALE s’appliquera.